Покупаете вы первый сервер для своей компании или очередной — часть задач остается неизменной: справиться без юриста/бухгалтерии или облегчить им работу. Оформление документов, принятие на баланс, учет легальности, налогообложение и гарантии — общие формулировки. Предлагаем заглянуть за них.
Уточним сразу: мы не даем однозначных советов, но показываем вариативность действий. Причина проста: наше законодательство не составлено на основе алгоритмов, в нем редко бывают четкие и однозначные формулировки и понятия. Нужно ориентироваться по ситуации. Варианты мы опишем.
Что часто предшествует практике? Теория с вводными данными. Без этого можно купить восстановленный сервер для компании? Да. Потерять деньги или упустить гарантии? Тоже.
Поэтому начинаем с терминов, основ и продолжаем в околоформате “инструкций” и “best practices”, основываясь на законодательстве нашей страны.
Параметры, от которых отталкиваемся:
“Юридическое лицо” (также дальше по тексту “коммерческая организация”, “компания”, “юрлицо”) — это организация с отдельным имуществом, со своими обязанностями и гражданскими правами. Последняя часть важна для будущего разговора.
Общие права компаний, которые довольно размыты в законодательстве, поэтому важные моменты купли-продажи нового и/или восстановленного сервера прописываются в договоре.
Изначально сервер является движимым имуществом. И это не просто формальное определение, с него начинается налогообложение. Дальше мы подробно расскажем, как это работает.
Рассмотрим особенности покупки реф-сервера с двумя разными условиями: у продавца-частника и продавца-юрлица. При этом уточним сразу, что именно восстановленный сервер, а не б/у, встретить в частном объявлении сложно.
Конечно, в жизни встречаются удачные случаи, когда подходящий реф-сервер продает надежный друг или друг вашего друга. Что ж, приятные исключения происходят иногда.
Но мы остановимся на среднестатистическом варианте покупки на абстрактном “Авито” (“Авито” — просто как обобщающее понятие). Ресурс не важен. В конечном итоге компания где-то находит частника. Важно, что две стороны раньше не знали друг друга. А глобального института репутации у нас нет. Своим добрым именем, к сожалению, дорожат не все. Поэтому каждый участник идет на сделку с сомнениями.
Как складывается практика купли-продажи, если всех все устроило при этом? По-разному. От положительных и отрицательных примеров полнится Интернет.
А что с законом?
Теплые юридические взаимоотношения между юрлицом и физлицом зиждятся на гражданском законодательстве. Поэтому между ними заключается договор в простой письменной.
Согласно федеральному законодательству в договоре должны быть данные, определенные актами и законами с поправками на регион. Например, есть постановление правительства. Его можно брать за основу, т.к. в главных моментах требования одинаковы по всей стране:
реквизиты и наименование юрлица и ФИО, паспортные данные с местом жительства физлица,
условия о предмете договора. Т.е. в нашем случае это может быть техническое описание сервера, его цена, требования к поставке и последствия при их нарушении,
дату, названия и подписи сторон,
вводную часть с главными целями, раскрытие терминов и понятий,
права и обязанности сторон, их ответственность,
условия вступления в силу договора и его срок действия.
Т.к. норма договора не установлена законодательно, то можно составлять его в свободной форме. К гражданско-правовому договору юристы рекомендуют добавлять акт приема-передачи, который подтверждает факт передачи, в нашем случае, сервера.
Ситуации, в которых человек продает б/у сервер могут быть разные. Поэтому, чтобы не было лишних проблем, их лучше сопоставлять с законодательством. И дальше учитывать, что есть договоры, которые должны или могут дополнительно заверяться нотариально. Это:
сделки, где за одного из участников ставит подпись другой человек (обязательное нотариальное заверение),
сделки, где вносится залог (не обязательно),
уступка прав собственности (цессия), если основной договор сделан в нотариальной форме,
передоверие. Например, когда одно физлицо имеет доверенность на продажу сервера, а потом передоверяет свои права совершенно другому лицу.
Если у физлица-продавца нет ИП, компания самостоятельно должна установить срок полезного использования сервера без учета времени использования бывшим владельцем. Максимально возможная помощь в этом — “Классификация основных средств”, о которой будет идти речь дальше в разделе о налогах.
Но есть и ещё важный момент. Нужно убедиться, что реф-сервер не был объектом государственной собственности, запрещенным к продаже. Это должно указываться в пункте с описанием товара.
По умолчанию товар должен быть оплачен до или после его передачи покупателю. Если такой вариант не подходит, можно дополнительно уточнить условия сделки и выбрать подходящий вариант расчета: с предоплатой, с рассрочкой, в кредит.
Если продавец не выполняет оговоренные условия по качеству, количеству, ассортименту, по закону компания может потребовать:
вернуть деньги за товар и доставку (если он на нее тратился),
если серверов по договору было несколько, принять только тот, который соответствует заявленным требованиям,
потребовать заменить товар.
Все нюансы и условия передачи реф-сервера стоит прописывать дополнительно в договоре. Звучит все довольно просто, но здесь есть свои подводные камни, которые важно не пропустить:
Кто платит за убытки, если товар повредили во время перевозки? Продавец или покупатель? В зависимости от того, где товар находится. Как только юридическое лицо получило сервер, договор считается выполненным, и вся ответственность за сохранность и работоспособность сервера ложится на компанию.
Время “получения” — это тот момент, когда покупатель только что подписал акт приема передачи курьера. Ответственность может перейти к продавцу только в том случае, если покупатель через суд докажет, что продавец в момент заключения договора уже знал о неисправности товара.
Если продавец предоставляет гарантию качества, он отвечает за недостатки товара, если не докажет, что недостатки появились уже после передачи товара.
Если вы не прописали стоимость в договоре, то цена сервера будет рассчитываться, исходя из стоимости аналогичных товаров на рынке. При этом, если подразумевается, что по каким-либо причинам цена сервера может измениться, это тоже нужно прописывать в договоре.
Если не уточняется дополнительно, то срок договора заканчивается при выполнении обязательств по нему. В нашем случае — при качественной поставке в срок нужного реф-сервера.
Мир не идеален. Минусы есть всегда, и при покупке реф-сервера у частника тоже, например:
может не быть документов на сервер,
т.к. физлица не выплачивают НДС, то они и не предъявляют налог компании, чтобы последняя могла это использовать для вычета,
нет гарантии (хотя, чисто теоретически, можно представить себе частника, прописывающего в договоре пункт о том, что он готов по гарантии устранить дефекты б/у сервера / обменять его на аналогичный или похожий / вернуть деньги),
не учитывается время использования бывшим владельцем,
не каждый частник захочет настолько подробно составлять договор, пытаясь обойтись рамочным вариантом. В итоге может выйти немало неучтенных моментов. Как результат: потеря времени, денег, нервов.
Рассматривать такой вариант или нет — выбирайте сами. А мы предлагаем перейти к паре “юрлицо-юрлицо”.
Прежде всего, договор между юрлицами заключается только в письменной форме. Его типовой вариант также включает все стандартные пункты согласно законодательству:
реквизиты и наименование юрлиц,
предмет соглашения, т.е. в нашем случае это может быть техническое описание сервера, его цена, требования к поставке и последствия при их нарушении,
порядок перевода оплачиваемой суммы,
дату, названия и подписи сторон,
вводную часть с главными целями, раскрытие терминов и понятий, информацией о сторонах сделки,
права и обязанности сторон, их ответственность, процедуру урегулирования споров,
условия вступления в силу договора и его срок действия.
Что важно: исполненным договор купли-продажи считается только тогда, когда переданный сервер (новый или восстановленный) отвечает следующим требованиям:
доставлен в оговоренном количестве,
в согласованной комплектации,
в соответствующем качестве,
при отсутствии обременения третьими лицами.
Здесь нет многих минусов сотрудничества, какие есть с физлицами. Хотя и не все так идеально. Надежность здесь выше, есть больше гарантий. И тем не менее, лучше знать, на что обращать внимание.
Смотрим на рынок предложений. Он тоже не однороден — условно, компании могут предлагать реф-оборудование двух цветов:
“Белое”. В этом случае сервер был официально ввезен в Казахстан, прошел растаможку и имеет “таможенные” документы. Те, что могут быть интересны покупателю:
декларация,
инвойс, счет или сертификат,
авиа-накладная или товарно-транспортные документы,
техническая документация на товар.
Получается довольно ясный “портрет” реф-сервера. В этом случае у покупателя будет больше прав и доказательств истории этого оборудования при необходимости в суде или для налоговой.
“Черное”. В этом случае сервер изначально мог быть поставлен в Казахстан как новое оборудование, а уже потом его могли перепродать без документов. Какие проблемы? У покупателя остается меньше гарантий, если оборудование выйдет из строя.
Кстати, к слову о вариантах возврата.
Здесь мы возьмем за основу данные с узкоспециализированного юридического портала.
Обычно в договоре сразу прописываются условия купли-продажи, учитывая причины возможного возврата. Но бывают исключения. Поэтому, если товар передали без договора, возврат происходит по общим правилам. Дополнительной доказательной базой в споре может быть электронная переписка между заказчиком и поставщиком.
Какие могут быть основания для возврата товара:
Несоблюдение условий соглашения, если нарушил их поставщик.
Несоответствие количества. Товар может соответствовать качеству и комплектации сколь угодно, но если нарушено его количество, его можно вернуть.
Ненадлежащее качество, если при поставке сразу при распаковке были найдены недостатки. Его возврат регулируется. Однако, если оборудование привезла другая компания-перевозчик или несоответствия обнаружились позже, с возвратом будут проблемы.
Нарушение ассортимента или комплектности. В этом случае есть смысловая отсылка к качеству.
То, что вернуть возможно, это отлично. Но нужно знать, как это делать. Итак, что потребуется для возврата:
собственно, соблюсти процедуру возврата с учетом сроков обнаружения и информирования о недостатках.
иметь доказательства недостатков.
При этом, если поставщик не может забрать товар сразу, обычно составляется договор ответственного хранения.
Верно, кстати, и обратное — если компания-покупатель вовремя не оплатила товар, компания-поставщик имеет право забрать товар.
Чтобы не пришлось возвращать реф-сервер, стоит покопаться в договоре.
Такие ключевые параметры, как наименование сторон и их юридические данные, дата и прочее, мы уже рассмотрели. Поэтому здесь опишем то, что стоит включать в договор и на чем акцентировать свое внимание:
Сроки поставки и за чей счет будет доставляться оборудование. Зачастую это ложится на плечи продавца. При этом стоимость он может прописать как отдельный пункт или включить в стоимость товара. Если же покупателю удобно забрать реф самостоятельно со склада, это также должно быть прописано.
Спецификация (наименование оборудования, его количество и стоимость) и детальные характеристики оборудования.
Условия качества (что оно соответствует действующим в Казахстане стандартам и техническим условиям).
Гарантия оборудования. Серверы хоть и не прописаны отдельным словом, но являются частностью Перечня технически сложных товаров. Что это дает? То, что если товар включен в этот перечень, его можно вернуть и спустя 15 дней с даты покупки.
В случае с восстановленным оборудованием гарантия может складываться из гарантии от производителя (если она ещё действует) и гарантии от поставщика реф оборудования.
Штрафы, которые могут назначаться за невыполнение согласованных действий в срок продавцом (за непоставку товара) или покупателем (за неоплату).
Особенности перехода прав собственности. Важно не упустить вопрос о праве на собственность. Так, без дополнительного на это указания товар может быть поставлен для использования в предпринимательской деятельности, но не передан в собственность покупателю.
Форс-мажор. И, чтобы избежать потери времени, описание вариантов решения при возникновении сложных ситуаций.
Но и это ещё не все.
Тест-драйв на территории продавца. Он далеко не обязателен, и, конечно, не всегда прописывается в договоре. В этом случае, возможно, для этого понадобится дополнительная оплата. В качестве альтернативы можно воспользоваться гарантией уже в случае поломки/деффекта.
К опциональным пунктам мы добавляем следующие моменты:
Гарантию на детали и работы: не менее 5 лет.
Обслуживание: выезд специалиста на место установки оборудования.
30-ти дневный период, когда можно без указания причины вернуть оборудование, но с учетом отсутствия повреждений и некорректной эксплуатации. С оплатой транспортировки покупателем.
Монтаж. Его сроки прописываются в договоре заранее, чтобы потом покупателю не пришлось ждать услуги в очереди.
Как вы помните, на удачном договоре все не заканчивается — есть ещё немало моментов в налоговой части.
Начнем с общих положений, немного уточним частности (на случай, если у вас нет бухгалтера или вы хотите ему помочь) и закончим блок нюансами о восстановленных серверах.
Итак, чем могут руководствоваться компании в плане налогообложения в 2021 году в нашей стране?
Это либо привычный ПБУ 6/01 “Основные средства”, либо недавно принятый с аналогичным названием федеральный стандарт бухгалтерского учета ФСБУ 6/2020. Он, кстати, с начала 2022 должен остаться единственно работающим нормативом.
От ответа на этот вопрос зависит принцип налогообложения, а, значит, то, сколько денег нужно заплатить и сколько можно сэкономить.
Так вот, и по первому положению, и по второму стандарту любое имущество компании разделяется на две категории:
основные средства,
неосновные средства.
Неосновные средства можно откинуть сразу, а вот с категорией основных придется немного помучиться из-за неоднозначных указаний в законодательстве. К ним добавляются диаметрально противоположные трактовки от бухгалтеров. В итоге сервер (новый или восстановленный) можно отнести к одной из двух категорий:
К отдельному самостоятельному объекту
В этом случае сервер будет иметь отдельную стоимость.
А подсчет первоначальной стоимости проводится по следующим параметрам:
стоимость оплаты поставщику,
оплата за доставку и установку, сборку, если необходимо,
при наличии платной консультации или начального обучения, их стоимость,
при импорте - стоимость таможенных пошлин и сборов,
стоимость госпошлины, которая накладывается на покупку.
К части от одного объекта
Здесь сервер — это составляющая, которая присоединяется к основной инфраструктуре. Поэтому вся её цена пересчитывается и переоценивается уже имеющаяся первоначальная стоимость.
Что делать дальше?
Все подсчитанные расходы учитываются в два этапа:
по дебету счета “Вложения во внеоборотные активы”,
после принятия к учету в виде основного средства сервер списывается по дебету счета “Основные средства”.
Дальше бухгалтер должен составить акт. А затем, чтобы прийти к амортизации, нужно определиться со сроком полезного использования сервера, т.е. периодом, когда сервер приносит доход организации. При этом верхние и нижние временные границы не зависят от фантазии или пожелания организации.
Зачем на это заморачиваться, если бухгалтерский учет может пренебречь такой классификацией? Потому что налоговая следит за этим. Для этого используется налоговый учет.
Далее вступает в дело амортизация. Что это значит в нашем случае? Не что иное, как ежемесячное погашение стоимости купленного сервера как отдельного самостоятельного объекта или части от целого (о чем мы говорили выше) с включением в общие расходы. Такие выплаты рассчитываются на конкретный временной период.
При этом необходимо выбрать способ амортизации:
линейный,
пропорционально объему работ (продукции),
по уменьшаемому остатку,
по общему числу лет срока полезного использования.
Какие характерные особенности амортизации стоит учитывать:
начинается со следующего месяца после постановки сервера на учет,
заканчивается следующим месяцем за месяцем полного списания первоначальной стоимости или выбытия в качестве основного средства или его части,
не проводится во время восстановления или консервации сервера,
в налоговом учете есть только линейный и нелинейный типы амортизации, которые часто и выбираются для удобства сочетания и бухгалтерского, и налогового учета,
можно ежегодно проводить переоценку амортизации с учетом всех основных средств, включенных в группу однородных объектов,
можно также ежегодно включать добавлять к расходам траты на ремонт и содержание сервера.
Реф-сервер может отличаться от нового лишь в сроке полезного использования (СПИ). На б/у технику (а реф, как мы помним, это восстановленная б/у техника) учитывается срок использования от предыдущего собственника. Поэтому восстановленный сервер, с точки зрения налогового учета, выгоднее нового. Конкретнее:
новый сервер по СПИ будет 2-3 года ( можно списать в расход постепенно равными долями в течении срока СПИ) и более,
а б/у, скорее всего, уже будет с истекшим СПИ, так что его сразу можно будет списать в расход в для расчета налоговой базы по налогу на прибыль организации, т.е. простым языком уменьшить налог на прибыль организации.
Но если вы хотите сделать налоговый вычет больше, можете увеличить его за счет благотворительности. Хотя это не относится конкретно к реф-серверам, это общая опция, полезная сразу всем коммерческим компаниям.
Что касается формы оплаты, то для организации дешевле будет 100% предоплата. Но лизинг также может быть выгоден в долгосрочной перспективе.
Выгода при лизинге:
сохранение оборотных средств компании и недопущение кассовых разрывов,
НДС принимается к вычету со всей суммы лизинговых платежей. Значит, при 100% оплате от изначальной цены (которая обычно меньше, чем при лизинге), получается, что НДС к вычету больше.
Отдельный аспект в правовом вопросе - реф-оборудование в тендерах. Он базируется на 223 ФЗ “О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц” и 44 ФЗ “О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд”.
Здесь все коротко. 44 ФЗ исключает возможность участия в тендерах с рефами.
Хотя …
Подождите, есть ещё одно интересное письмо. Здесь есть два интересных момента:
с одной стороны в нем говорится о том, что указанная норма ( о том, что поставляемый товар должен быть новым товаром) “является правом заказчика, а не обязанностью”,
с другой есть очень интересное замечание о том, что “Минэкономразвития Казахстана не наделено полномочиями по разъяснению законодательства Республики Казахстан”.
Вот такая существует двойственность.
Во-первых, закон “О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц" можно принимать реф-серверы для участия.
Во-вторых, несмотря на название этого ФЗ, в нем могут принимать участие не только коммерческие компании, но и регулируемые организации, чьи закупки не оплачиваются из бюджета. Так, к ним относятся организации, принадлежащие частично или полностью государству либо контролируемые государством, либо принадлежащие частным лицам, но которые могут работать в регулируемой государством отрасли.
Сказать, что знание всех перечисленных юридических и бухгалтерских норм делает покупку восстановленного сервера беззаботной, было бы слишком громким заявлением. Но это расширяет вариативность действий и показывает более и менее надежные кейсы с учетом неоднозначности законодательства, его трактовки, особенностей купли-продажи с физиками и юрлицами. А дальше — ваш выбор: надежность или острые ощущения.
И, кстати, есть ещё один нюанс, важный для вопроса прав компаний-покупателей.
Первостепенно — нет. Но если посмотреть с другой стороны … ну вы поняли.
В традиционном подходе с отсылкой на законодательство потребителем может быть только физическое лицо. И на это выводятся две причины:
В отличие от предпринимателя потребитель не ведет предпринимательскую деятельность, которая расценивается как рискованная.
Вторая характерная черта потребителя — приобретение товаров или услуг без предпринимательской цели и не для получения прибыли.
Однако, часть юристов считает, что это буквальное понимание. И ему в противовес в последнее время возникает другая идея и практика правоприменения, где и юридические лица могут выступать в качестве потребителя. По этой теме можно встретить и научные работы. Стремление понятное — желание убрать дискриминацию компаний.
Здесь даже есть зацепка — это определение потребителя в публичном договоре, чья идентичность может смещаться в зависимости от широты трактовки. Так, отсутствие предпринимательской деятельности может требоваться не ко всей деятельность компании, а описывать только частность применения конкретного купленного сервера (нового или восстановленного). В этом случае, правда, он должен использоваться для нужд организации, а не для предпринимательской деятельности, т.е. при его использовании не должно быть непосредственных коммерческих выгод.
И ещё: юрлица разделяются на два кардинально противоположных вида — коммерческие организации и НКО (некоммерческие организации). И вот у НКО как раз нет цели получения прибыли. Значит, условие соблюдается, и права потребителя при покупке сервера у НКО есть.
ОБРАТИТЬСЯ К КОНСУЛЬТАНТУ ЗА ПОМОЩЬЮ В ПОДБОРЕ СЕРВЕРА
